Het ontwikkelen van een gestructureerd HR-beleid is van cruciaal belang voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Een goed HR-beleid fungeert als een leidraad voor de manier waarop een bedrijf zijn personeel beheert, ontwikkelt en betrekt. Het zorgt voor consistentie, eerlijkheid en transparantie in de personeelszaken, en het draagt bij aan het creëren van een gezonde werkomgeving waar (toekomstige) werknemers graag willen werken.

Hieronder volgen enkele stappen om je te helpen beginnen met het vormen van effectief HR-beleid.

Stap 1. Begrijp de Organisatiedoelen
Voordat je begint met het ontwikkelen van HR-beleid, is het belangrijk om begrip te hebben van de doelen en missie van uw organisatie. Vraag jezelf af wat de organisatie wil bereiken en welke rol HR speelt in het ondersteunen van die doelen. Dit zal je helpen om beleidsmaatregelen te ontwikkelen die naadloos aansluiten bij de bredere strategie van de organisatie. Een handige manier om dit te doen is door een A3 te gebruiken en de volgende vragen te beantwoorden, zoals voorgesteld door Katja Mackus (P&O functionaris van de Roelofs Groep):

Wat is onze corebusiness? Identificeer de belangrijkste activiteiten en diensten die de organisatie levert. Definieer watje organisatie uniek maakt en onderscheidt van de concurrentie.

Wat willen we bereiken? Formuleer duidelijke doelstellingen en ambities voor van de organisatie en welke rol speelt HR hierin. Dit kunnen korte- en lange termijndoelen zijn.

Waar willen we naartoe? Beschrijf uw langetermijnvisie voor de organisatie. Wat zijn uw aspiraties voor de komende jaren? Welke markten wilt u betreden? Hoe ziet uw organisatie eruit in de toekomst?

Waar moeten we rekening mee houden? Identificeer interne en externe factoren die van invloed kunnen zijn op uw organisatie. Dit kunnen marktvolatiliteit, regelgeving, technologische veranderingen, demografische trends en meer zijn.

Door deze vragen te beantwoorden en de antwoorden op een A3 te noteren, ontstaat er volgens Katja vanzelf beleidsvormen. Vormen die helpen bij het leggen van een solide basis voor het ontwikkelen van HR-beleid dat perfect is afgestemd op de doelen en cultuur van de organisatie. Het zorgt ervoor dat HR-initiatieven en beleid naadloos aansluiten bij de bredere strategie van uw organisatie.

Stap 2. De basis op orde
Een solide basis is van belangrijk belang voor effectief HR-beleid. Dit omvat een volledig en georganiseerd personeelsdossier, duidelijke arbeidsvoorwaarden, nauwkeurige salarisadministratie, een doeltreffend verzuim- en sanctiebeleid en heldere HR-processen. Marriët de Jonge van Van Gelder deelt deze visie en benadrukt het belang van het opzetten van een sterke basis, waaronder het beheren van personeelsdossiers, aanpakken van ziekteverzuim en betrokkenheid van managers bij HR-processen. Zij gelooft dat structuur essentieel is voor de verdere ontwikkeling van een effectief HR-beleid.

Stap 3: Neem het managementteam en medewerkers mee
Het betrekken van het managementteam (MT) en de medewerkers bij het proces van het vormen van HR-beleid is van vitaal belang. Diana de Valk, HR-manager bij GMB, benadrukt het belang van het creëren van draag vlakbij zowel het MT als de medewerkers. Zonder hun betrokkenheid en ondersteuning is het ontwikkelen, omarmen en uitdragen van beleid een uitdaging.

Stap 4: Identificeer en prioriteer HR-Behoeften
‍Evalueer de huidige behoeften van de organisatie op HR-gebied. Dit kan gaan om werving en selectie, opleiding en ontwikkeling, beloningssystemen, prestatiebeheer, gezondheid en veiligheid op het werk, en meer. Identificeer de prioriteiten op basis van de huidige uitdagingen en groeiplannen van de organisatie. Jose Lichtlee, HR-manager bij Kormelink Bouw, benadrukt het belang van goed observeren, analyseren en luisteren als startpunt voor het identificeren van HR-behoeften. Begin met gesprekken en interacties op de werkvloer. Ga met medewerkers in gesprek en luister naar hun feedback en zorgen. Het is een valkuil om in je kantoor te blijven zitten en beleid te ontwikkelen zonder de werkelijke behoeften en dynamiek op de werkvloer te begrijpen.

Door actief de dialoog aan te gaan en te luisteren naar de mensen die de dagelijkse operaties uitvoeren, kunt je HR-onderwerpen identificeren die van directe invloed zijn op de medewerkers en de organisatie als geheel. Deze bottom-up benadering zorgt ervoor dat het HR-beleid niet alleen theoretisch is, maar echt aansluit bij de behoeften en verwachtingen van het personeel. Het uiteindelijke doel is het creëren van een HR-beleid dat niet alleen de organisatiedoelen ondersteunt, maar ook bijdraagt aan het welzijn ende betrokkenheid van de medewerkers. Het is van cruciaal belang om deze inzichten te combineren met de bredere organisatiedoelen om de juiste prioriteiten te stellen bij het ontwikkelen van uw HR-beleid.

‍Stap 5: Stel een team samen
‍Een toegewijd (HR-)team is essentieel voor het ontwikkelen, implementeren en beheren van HR-beleid. Dit team moet bestaan uit professionals met kennis van HR-praktijken en wetgeving. Samen kunnen ze beleid ontwerpen dat in lijn is met de behoeften van de organisatie en de rechten van medewerkers respecteert.

"Binnen Ter Steege kennen we expertises", legt HR-manager Rieneke Leusink uit. "Dit zijn groepen waarin medewerkers van onze verschillende bedrijven samenwerken aan vraagstukken of een beleidsterrein. We hebben een expertise HRM, waarin we nadenken over goed HR-beleid. De kernwaarden van Ter Steege zijn betrouwbaar, betrokken en bekwaam. De expertise groep HRM vult deze kernwaarden in met concreet beleid. 'We bepalen een hoofddoel en vullen dit verder in", vertelt Rieneke. "Ons hoofddoel is; het verbeteren van het werkgeluk van medewerkers met oog voor talent en positieve gezondheid."

Het betrekken van medewerkers bij het vormgeven van HR-beleid, zoals Rieneke van Ter Steege benadrukt, is heel waardevol. Het zorgt er voor dat het beleid niet alleen in lijn is met de organisatiedoelen, maar ook met de behoeften en verwachtingen van de medewerkers. Dit kan leiden tot een positievere werkcultuur en een hogere tevredenheid onder het personeel. Het HR-team speelt hierbij een belangrijke rol in het faciliteren van deze samenwerking en het vertalen van de kernwaarden en doelstellingen naar concreet beleid.

Stap 6: Schrijf het HR-Beleid
Begin met het schrijven van het HR-beleid op basis van de verzamelde informatie. Zorg ervoor dat het beleid helder, beknopt en begrijpelijk is voor alle werknemers. Formuleer duidelijke richtlijnen met betrekking tot werving, arbeidsvoorwaarden, prestatiebeheer, loopbaanontwikkeling, disciplinaire maatregelen en andere relevante aspecten van HR-beheer. Zorg ervoor dat de beleidsdocumenten duidelijk en beknopt zijn, en dat ze de verwachtingen en verantwoordelijkheden van zowel medewerkers als het management uiteenzetten. Elk beleid moet ook in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving.

HR-manager Anne de Jonge van Van Tongeren Watertechniek benadrukt dat HR-beleid fungeert als een kapstok waar diverse documenten aanhangen. "Deze documenten omvatten procesbeschrijvingen van in-, door- en uitstroom. Het is van groot belang dat deze documenten begrijpelijk zijn voor alle medewerkers en geschreven zijn in duidelijke en toegankelijke taal. Het doel van het schrijven van HR-beleid is voor mij om een duidelijk kader te bieden voor het personeelsbeheer en om de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de werkgever als de werknemers te definiëren." Door het beleid toegankelijk en begrijpelijk te maken, wordt het volgens Anne voor alle medewerkers gemakkelijker om zich aan de richtlijnen te houden en zich bewust te zijn van hun rechten en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Stap 7. Communiceer met medewerkers
Zodra het HR-beleid is opgesteld, is het van groot belang om dit beleid op een duidelijke en transparante manier aan alle medewerkers te communiceren. Organiseer trainingen en workshops om ervoor te zorgen dat alle medewerkers bekend zijn met het beleid en begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

Stap 8. Implementeer en pas aan
Het HR-beleid moeten een dynamisch documenten zijn dat zich aanpast aan veranderende behoeften en omstandigheden. Regelmatige evaluatie van het beleid is essentieel om te bepalen of het effectief is en waar eventuele aanpassingen nodig zijn. Feedback van medewerkers en het monitoren van de effectiviteit van het beleid zijn hierbij van onschatbare waarde.

Katja Mackus, P&O-functionaris van de Roelofsgroep benadrukt het belang van jaarlijkse HR-planning in samenwerking met de directie. "Deze jaarlijkse herziening stelt Roelofs in staat om terug te kijken naar het afgelopen jaar en de voorgaande jaren om lessen te trekken en te leren van successen en uitdagingen geeft Katja."

Het regelmatig herzien en aanpassen van het HR-beleid op basis van de behoeften van de organisatie en de medewerkers is een essentiële praktijk om de relevantie en effectiviteit van het beleid te waarborgen. Het stelt organisaties in staat om proactief te reageren op veranderingen in de markt en om een HR-beleid te creëren dat blijft bijdragen aan het succes en de groei van de organisatie.

Stap 9. Blijf Op de Hoogte van Wetgeving
Wet- en regelgeving met betrekking tot HR kunnen veranderen. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen in de arbeidswetgeving en pas het beleid dan ook aan om te voldoen aan nieuwe vereisten. De HR-bijeenkomsten van Koninklijke Bouwend Nederland kunnen hier een rol in spelen. Elk jaar organiseer Mayra Scholen, adviseur sociale zaken, meerdere bijeenkomsten waar je de laatste trends en ontwikkelingen op o.a. op het gebied van CAO en andere arbeidswetgeving aanbod komt.

Dit artikel biedt een overzicht van de stappen die je kunt nemen om te beginnen met het vormen van HR-beleid. Het is echter belangrijk op te merken dat het ontwikkelen en onderhouden van effectief HR-beleid een voortdurend proces is dat moet worden aangepast aan de veranderende behoeften van de organisatie en de veranderende wet- en regelgeving.